24.09.2018

Jan Mareš

Nad tématem pro nový článek jsem začal uvažovat v době, kdy zrovna v Čechách a vůbec po celé Evropě vrcholila největší letošní vedra. Horké dny člověka rychleji unaví a snáze podléhá prokrastinaci, a tak jsem se rozhodl aktuální článek věnovat právě produktivitě. Nabízím vám tedy pět svých osvědčených tipů, jak si produktivitu udržuji sám a co mi k tomu dopomáhá bez ohledu na aktuální rozmary počasí.

1. Věnuji se ranním rituálům

Osobně se snažím první dvě hodiny po probuzení investovat čistě do sebe. Tudíž neotevírám email, neplánuji činnosti, zkrátka nepřemýšlím nad ničím, co by mne potenciálně mohlo negativně naladit hned zkraje dne. Namísto toho se věnuji svým ranním rituálům – zdravé snídani, krátké meditaci a postupně se naladím a těším na to, co den přinese.

Obecně příjemné ranní rituály doporučují i experti, neboť se má za to, že tělo lépe připraví na celý den. Zkuste třeba v létě posnídat venku nebo se alespoň krátce projít v přírodě či parku a „okysličit“ si mozek.

2. Plánuji v klidu

Svůj den, a tedy i produktivitu během dne, buď ovlivníme my sami, anebo to udělá za nás okolí. Pokud se tedy budeme bavit o produktivitě jako o plánu, který chceme dodržet, pak potřebujeme plán aktivit, které nás k ní povedou.

Osobně nikdy neplánuji úkoly na daný den ráno, ale věnuji se plánování předchozí večer nebo před odchodem z práce, kdy mohu zhodnotit, co se mi během uplynulých hodin podařilo, co ne a podle toho naplánovat aktivity následující. Vyplácí se mi plánovat činnosti v klidu, kdy se mohu soustředit pouze na svůj diář a nejsem rušen telefonáty či maily, které mi chodí od brzkého rána. To samé bych doporučil prakticky komukoliv bez ohledu na to, zda si potrpí na organizaci vlastního času nebo příliš ne.

3. Elimininuji rušiče pozornosti

SMS, emaily, kolegové, kteří se přichází poradit, sociální sítě... Všechny tyto faktory mohou v průběhu našeho dne narušit pozornost a soustředěnost věnovanou momentálně naléhavějším činnostem. Výzkumníci kalifornské univerzity dokonce změřili, že uvést pozornost do stavu před vyrušením jiným faktorem průměrně zabere 25 minut. Dokážete si představit, kolik skutečně kvalitní práce můžete vykonat za den, jestliže vám každých 15 minut zazvoní telefon nebo přijde kolega, který chce něco řešit?

Osobně jsem si v rámci své pracovní morálky našel jistý řád, který mi pomáhá být skutečně během dne efektivní. Nastavil jsem si, že během dopoledne řeším skutečně jen ty nejvíce prioritní záležitosti, mobilní telefon mám ztlumený, email vypnutý a dveře kanceláře zavřené. Moji klienti vědí, že na nepřijaté telefonáty reaguji průměrně do 2 hodin, emaily vyřeším do 24 hodin a kolegové naopak vědí, že, nejedná-li se o urgentní záležitost, rád s nimi budu konzultovat záležitosti v odpoledním čase.

Jedná-li se o urgentní záležitosti, pak postačí SMS s prosbou o rychlé vyřízení, popřípadě mám na telefonu nastaveno automatické zazvonění v tichém režimu, jestliže volající zavolá podruhé během 3 minut. Samozřejmě není možné takový režim nastavit u každé profese, ale jistě lze do každé práce vnést určitý řád.

4. Vybírám si vhodné pracovní podmínky

Ne každý si může dobrovolně zvolit pracovní podmínky, ve kterých svou práci vykonává. Jistě se asi každému lépe soustředí na práci, jestliže kolem sebe nemá 20 a více dalších lidí. I z toho důvodu se od trendu klasického „openspace“, který byl před lety moderní, stále více ustupuje. Lidem zkrátka takové prostředí nevyhovuje. Vědci z Harvardu dokonce v nedávném výzkumu potvrdili, že otevřené kanceláře snižují vzájemnou komunikaci mezi lidmi až o 70 %, čímž z nich prakticky činí asociály. Na místo toho stále více ve firmách vznikají flexibilní pracovní prostory, které umožňují využívat kancelář s ohledem na rozmanitější potřeby jednotlivců.

Velkou míru svobody a podporu produktivity přináší také flexibilní úvazky a pracovní doba, která lidem dovoluje lépe organizovat svou činnost podle toho, kdy jsou nejvíce produktivní. Sám se snažím dělat věci skutečně jen v době, kdy cítím, že budou mít efekt. Pokud se na danou práci zrovna necítím a mohu si to dovolit, investuji svůj čas raději v daný moment do něčeho jiného.

5. Hledám motivátory

V minulých dobách jsme se naučili chodit do práce hlavně pro peníze a mnohým z nás tento „zlozvyk“ zůstal dodnes, proto nás pak práce nebaví a nemůžeme v ní být efektivní. Více než ½ svého života (spánek nepočítám) přitom strávíme v pracovním procesu. To je hodně času na to, abychom jej promarnili činnostmi, které dělat nechceme. Poslední klíčovou podmínkou produktivity je proto správná motivace.

Na závěr vám opět doložím příklad ze své praxe. Má práce mě ve své podstatě velmi baví a naplňuje, nicméně asi jako každá má i takové stránky, které se co nejvíce snažím eliminovat nebo alespoň delegovat na ty, které naopak daná činnosti baví, jde jim lépe nebo jim alespoň nevadí. Okolí o mně například ví, že velmi nerad píšu. Mé emaily jsou velmi stručné a obecně mě psaní delších textů zatěžuje... Čas od času proto dostávám dotaz, jak je možné, že přes svou averzi pravidelně připravuji články na blog? Jednoduše – deleguji. Své myšlenky pouze diktuji do diktafonu, zatímco jiní, těm co to přináší radost a baví je to, píší. Děkuji Báro.

A jak si udržujete produktivitu vy?